ممکن است رستوران شما هر شب شلوغ باشد، سفارشها یکی پس از دیگری ثبت شوند و مبلغ فروش پایان روز هم امیدوارکننده به نظر برسد؛ اما وقتی آخر ماه حسابوکتاب میکنید، یک سؤال مهم پیش میآید: واقعاً چقدر سود کردهایم؟
فروش بالا الزاماً به معنی سود بالا نیست. هزینه مواد اولیه، حقوق کارکنان، اجاره، ضایعات، تخفیفها، بستهبندی، هزینه ارسال و دهها هزینه کوچک و بزرگ دیگر میتوانند بخش قابل توجهی از درآمد یک رستوران را مصرف کنند. اینجاست که نرم افزار حسابداری رستوران اهمیت خودش را نشان میدهد.
فهرست مطالب
- نرم افزار حسابداری رستوران چیست؟
- ویژگیهای یک نرم افزار حسابداری رستوران مناسب
- حسابداری، فروش و صندوق
- مدیریت انبار رستوران
- بهای تمامشده غذا
- راهنمای انتخاب نرم افزار
- بررسی ولازا برای مدیریت رستوران
نرم افزار حسابداری رستوران چیست؟
نرم افزار حسابداری رستوران سیستمی است که به مدیر مجموعه کمک میکند درآمدها، هزینهها، فروش، صندوق، حسابها و سایر اطلاعات مالی کسبوکار را ثبت، مدیریت و بررسی کند.
اگر این سیستم با قسمتهای دیگری مانند فروش و انبار نیز ارتباط داشته باشد، مدیر بهجای چند مجموعه اطلاعات پراکنده، تصویر کاملتری از وضعیت رستوران خواهد داشت.
به همین دلیل هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت رستوران بهتر است فقط به ثبت فاکتور یا فروش توجه نکنید و ارتباط بخشهای مختلف سیستم را هم در نظر بگیرید.
چرا حسابداری رستوران با حسابداری معمولی فرق دارد؟
در ظاهر شاید حسابداری یک رستوران تفاوت زیادی با سایر کسبوکارها نداشته باشد؛ درآمد داریم، هزینه داریم و در نهایت باید سود و زیان را محاسبه کنیم. اما در عمل ماجرا کمی پیچیدهتر است.
در رستوران، فروش یک محصول مستقیماً با مصرف چند ماده اولیه ارتباط دارد. برای مثال، برای آمادهکردن یک پرس چلوکباب مقدار مشخصی گوشت، برنج، روغن، کره، ادویه و مواد جانبی مصرف میشود.
بنابراین فقط دانستن قیمت فروش کافی نیست. مدیر باید بداند تهیه هر غذا واقعاً چقدر برای مجموعه هزینه داشته است.
از طرف دیگر، مواد اولیه رستوران اغلب مصرفی و فسادپذیر هستند. اگر خرید، مصرف و موجودی آنها درست کنترل نشود، ضایعات میتواند بدون اینکه خیلی به چشم بیاید، حاشیه سود مجموعه را کاهش دهد.
به همین دلیل یک سیستم مناسب برای رستوران باید بتواند تا حد امکان میان فروش، هزینه، موجودی و اطلاعات مالی ارتباط ایجاد کند.
بهترین نرم افزار حسابداری رستوران چه ویژگیهایی باید داشته باشد؟
«بهترین» برای همه رستورانها یک معنی ندارد. یک کافه کوچک تکشعبهای نیازهای متفاوتی با یک رستوران بزرگ یا مجموعه چندشعبهای دارد. بنابراین بهتر است بهجای انتخاب بر اساس تبلیغات، قابلیتهای نرم افزار را با نیازهای واقعی مجموعه مقایسه کنید.
ثبت دقیق فروش
مدیر باید بتواند فروش مجموعه را در بازههای زمانی مختلف بررسی کند و به سؤالهایی مانند «امروز چقدر فروختهایم؟»، «فروش این هفته نسبت به هفته قبل چه تغییری کرده؟» و «کدام روزها فروش بیشتری داریم؟» پاسخ دهد.
مدیریت درآمد و هزینه
فروش فقط یک طرف ماجراست. نرم افزار باید امکان ثبت و دستهبندی هزینههای مختلف را نیز فراهم کند؛ از خرید مواد اولیه و حقوق گرفته تا اجاره، قبوض، تعمیرات، بستهبندی و سایر مخارج.
وقتی هزینهها دستهبندی شوند، خیلی راحتتر میتوان فهمید پول مجموعه دقیقاً کجا خرج میشود.
مدیریت صندوق و حسابها
مبلغی که سیستم بهعنوان فروش ثبت کرده باید با پرداختهای انجامشده و گردش واقعی صندوق همخوانی داشته باشد. هرچه فرآیند ثبت و گزارشگیری شفافتر باشد، پیدا کردن اختلافهای احتمالی نیز سادهتر خواهد شد.
گزارشهای قابل فهم
مدیر رستوران نباید برای فهمیدن وضعیت کسبوکار مجبور باشد دهها گزارش پیچیده حسابداری را بررسی کند.
گزارشها باید بتوانند به سؤالهای مهمی مانند «چقدر فروختیم؟ چقدر هزینه کردیم؟ چه مقدار سود داشتیم و وضعیت مالی مجموعه چگونه است؟» پاسخ دهند.
ارتباط حسابداری با فروش و صندوق چرا مهم است؟
فرض کنید فروش در یک سیستم ثبت شود و حسابداری در نرم افزاری دیگر انجام شود. در چنین شرایطی ممکن است بخشی از اطلاعات مجبور باشد دوباره و بهصورت دستی وارد سیستم حسابداری شود.
هر بار ورود دستی اطلاعات نیز احتمال خطا و دوبارهکاری را افزایش میدهد. به همین دلیل یکی از معیارهای مهم در انتخاب سیستم رستورانی، بررسی میزان یکپارچگی قسمتهای مختلف است.
وقتی فروش و اطلاعات مالی در یک جریان منظم قرار داشته باشند، مدیر میتواند سریعتر از وضعیت مجموعه مطلع شود. برای آشنایی بیشتر با فرآیندهای این بخش، میتوانید راهنمای کامل صندوقداری کافه و رستوران را مطالعه کنید.
مدیریت انبار؛ جایی که بخشی از سود رستوران پنهان شده است
فرض کنید طبق سیستم باید ۲۰ کیلوگرم از یک ماده اولیه در انبار باقی مانده باشد، اما موجودی واقعی ۱۵ کیلوگرم است. آن ۵ کیلوگرم کجا رفته است؟
ممکن است مصرف واقعی بیشتر از استاندارد بوده باشد، بخشی از مواد دور ریخته شده باشد، اطلاعات خرید اشتباه ثبت شده باشد یا دلیل دیگری وجود داشته باشد.
همین اختلافهای کوچک اگر دائماً تکرار شوند، در پایان ماه یا سال میتوانند به عدد قابل توجهی تبدیل شوند.
به همین دلیل مدیریت موجودی فقط برای این نیست که بدانیم چه چیزی باید بخریم؛ موجودی بخشی از مدیریت مالی رستوران است.
برای آشنایی بیشتر با این بخش میتوانید صفحه انبارداری رستوران را نیز بررسی کنید.
بهای تمامشده غذا؛ عددی که باید آن را جدی بگیرید
فرض کنید یک غذا را ۳۵۰ هزار تومان میفروشید. آیا سود شما ۳۵۰ هزار تومان است؟ قطعاً نه.
مواد اولیه مورد استفاده برای تهیه غذا هزینه دارند و علاوه بر آن، هزینههای دیگری نیز در فعالیت رستوران وجود دارند. یکی از اطلاعات مهم برای مدیریت رستوران Food Cost یا هزینه مواد غذایی است.
در سادهترین شکل: درصد هزینه مواد غذایی = هزینه مواد اولیه مصرفشده ÷ فروش مرتبط × ۱۰۰
برای مثال اگر مواد اولیه یک محصول ۱۲۰ هزار تومان هزینه داشته باشند و آن محصول ۳۰۰ هزار تومان فروخته شود، درصد هزینه مواد غذایی آن ۴۰ درصد خواهد بود.
البته این عدد بهتنهایی سود نهایی رستوران را نشان نمیدهد، زیرا هزینههای دیگری نیز وجود دارند؛ اما شاخص مهمی برای قیمتگذاری و بررسی عملکرد منو است.
برای مشاهده دادهها و تحلیلهای تخصصی صنعت رستوران درباره این موضوع، میتوانید آمار هزینه مواد غذایی در صنعت رستوران را نیز بررسی کنید.
فروش بالا دارید؛ اما آیا واقعاً سود میکنید؟
یکی از اشتباههای رایج در مدیریت کسبوکار این است که فروش با سود اشتباه گرفته شود.
فرض کنید فروش این ماه نسبت به ماه قبل ۲۰ درصد افزایش پیدا کرده است. در نگاه اول خبر خوبی است؛ اما اگر همزمان هزینه مواد اولیه، حقوق، تخفیفها و سایر هزینهها ۳۰ درصد افزایش پیدا کرده باشند، شرایط متفاوت خواهد بود.
به همین دلیل مدیر رستوران باید بتواند درآمد و هزینه را کنار هم ببیند. گزارش سود و زیان کمک میکند بفهمید عملکرد مالی مجموعه در یک دوره مشخص چگونه بوده است.
این اطلاعات برای تصمیمهایی مانند توسعه شعبه، تغییر قیمتها، کاهش هزینه، تغییر تأمینکننده یا اصلاح منو اهمیت زیادی دارند.
برای مطالعه بیشتر درباره تأثیر هزینههای عملیاتی بر سودآوری رستورانها، میتوانید تحلیل ساختار هزینه و سودآوری رستورانها را نیز مطالعه کنید.
یک نرم افزار یکپارچه بهتر است یا چند نرم افزار جدا؟
تصور کنید برای صندوق یک نرم افزار دارید، برای انبار نرم افزار دیگری استفاده میکنید و حسابداری هم در سیستم سومی انجام میشود. این ساختار الزاماً اشتباه نیست، اما یک مشکل بالقوه دارد: پراکنده شدن اطلاعات.
اگر این سیستمها ارتباط مناسبی با یکدیگر نداشته باشند، اطلاعات باید بین آنها جابهجا شوند و احتمال دوبارهکاری یا اختلاف داده افزایش پیدا میکند.
سیستم یکپارچه میتواند این فرآیند را سادهتر کند. بنابراین هنگام انتخاب نرم افزار فقط به امکانات تکتک قسمتها نگاه نکنید؛ ارتباط بین قسمتها نیز مهم است.
برای بررسی قابلیتهایی که ولازا در اختیار مجموعههای رستورانی قرار میدهد، میتوانید امکانات و ویژگیهای ولازا را مشاهده کنید.
هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری رستوران به چه نکاتی توجه کنیم؟
آیا کار کردن با نرم افزار ساده است؟
سیستم قرار است هر روز استفاده شود. رابط کاربری پیچیده میتواند آموزش کارکنان را سختتر کند و احتمال اشتباه را افزایش دهد.
آیا گزارشهای مورد نیاز مدیر را ارائه میدهد؟
فقط زیاد بودن تعداد گزارشها مهم نیست. ببینید آیا گزارشها واقعاً به تصمیمهای مدیریتی شما کمک میکنند یا خیر.
آیا امکان تعریف سطح دسترسی وجود دارد؟
همه کارکنان نباید به تمام اطلاعات مالی و مدیریتی دسترسی یکسان داشته باشند.
اطلاعات چگونه نگهداری و پشتیبانگیری میشوند؟
دادههای فروش و مالی برای کسبوکار ارزشمند هستند. قبل از انتخاب سیستم، نحوه نگهداری، پشتیبانگیری و بازیابی اطلاعات را بررسی کنید.
پشتیبانی نرم افزار چگونه است؟
رستوران نمیتواند در ساعت شلوغی مدت زیادی منتظر حل یک مشکل نرم افزاری بماند. کیفیت و نحوه ارائه پشتیبانی یکی از معیارهایی است که بهتر است قبل از خرید بررسی شود.
آیا نرم افزار با رشد کسبوکار همراه میشود؟
ممکن است امروز یک شعبه داشته باشید، اما در آینده شعبه دوم یا سوم را راهاندازی کنید. بهتر است از ابتدا بررسی کنید سیستم تا چه حد پاسخگوی توسعه کسبوکار خواهد بود.
ولازا چه جایگاهی در مدیریت رستوران دارد؟
تا اینجا معیارهایی را بررسی کردیم که هنگام انتخاب سیستم مدیریت مالی و حسابداری رستوران اهمیت دارند. در این مرحله، بهجای اینکه صرفاً یک نرم افزار را «بهترین» بنامیم، بهتر است قابلیتهای واقعی آن را براساس نیازهای مجموعه بررسی کنیم.
ولازا با تمرکز بر نیازهای مجموعههای رستورانی، یکی از گزینههایی است که میتوانید هنگام بررسی نرم افزارهای این حوزه در نظر بگیرید.
هنگام ارزیابی ولازا، امکانات مورد نیاز خود در بخشهایی مانند فروش، صندوق، انبار، گزارشگیری و مدیریت اطلاعات را مشخص کنید و سپس ببینید سیستم تا چه اندازه این نیازها را پوشش میدهد.
سؤال اصلی این نیست که «بهترین نرم افزار رستورانی بازار چیست؟» بلکه این است که «کدام نرم افزار نیازهای رستوران من را بهتر پوشش میدهد؟»
چکلیست انتخاب نرم افزار حسابداری رستوران
قبل از تصمیم نهایی، این موارد را در نرم افزار موردنظر بررسی کنید:
| معیار | سؤال مهم |
|---|---|
| فروش | آیا گزارش فروش دقیق و قابل بررسی ارائه میشود؟ |
| حسابداری | آیا درآمدها و هزینهها قابل ثبت و بررسی هستند؟ |
| صندوق | آیا گردش صندوق قابل کنترل است؟ |
| انبار | آیا امکان کنترل موجودی و مصرف وجود دارد؟ |
| بهای تمامشده | آیا اطلاعات لازم برای بررسی هزینه محصولات فراهم است؟ |
| گزارشها | آیا گزارشها برای مدیر قابل فهم و کاربردی هستند؟ |
| کاربران | آیا سطح دسترسی کاربران قابل مدیریت است؟ |
| توسعه | آیا سیستم پاسخگوی رشد مجموعه خواهد بود؟ |
| پشتیبانی | در صورت بروز مشکل چه نوع پشتیبانی ارائه میشود؟ |
| امنیت اطلاعات | اطلاعات چگونه نگهداری و پشتیبانگیری میشوند؟ |
بالاخره چه نرم افزار حسابداری برای رستوران انتخاب کنیم؟
بهترین نرم افزار حسابداری رستوران، سیستمی است که متناسب با نیازهای واقعی مجموعه انتخاب شود و بتواند اطلاعات فروش، هزینهها، صندوق، موجودی و گزارشهای مدیریتی را به شکلی ساده و قابل استفاده در اختیار مدیر قرار دهد.
برای یک رستوران کوچک ممکن است ثبت دقیق فروش، هزینه و صندوق اولویت اصلی باشد؛ در حالی که برای یک مجموعه بزرگتر، مدیریت موجودی، گزارشهای مدیریتی، کنترل کاربران و یکپارچگی بخشهای مختلف اهمیت بیشتری پیدا میکند.
بنابراین قبل از انتخاب، فرآیندها و نیازهای رستوران خود را مشخص کنید و سپس نرم افزارها را براساس همان نیازها مقایسه کنید؛ نه صرفاً براساس تعداد امکانات یا ادعاهای تبلیغاتی.
آیا ولازا برای رستوران شما مناسب است؟
امکانات مورد نیاز رستوران خود را با قابلیتهای ولازا مقایسه کنید و سپس پلن متناسب با مجموعهتان را بررسی کنید.
نظر شما