وقتی چند نرم افزار کافه و رستوران را کنار هم میگذارید، در نگاه اول ممکن است همه شبیه هم باشند؛ ثبت سفارش دارند، فاکتور صادر میکنند، گزارش فروش میدهند و هرکدام هم فهرستی بلند از امکانات ارائه میکنند. اما تفاوت واقعی معمولاً زمانی مشخص میشود که نرم افزار وارد کار روزانه مجموعه شود.
برای مقایسه نرم افزارهای کافه و رستوران بهتر است به جای شمردن امکانات، ببینید هر سیستم چقدر با فرایند واقعی مجموعه شما هماهنگ است. یک کافه کوچک، یک فستفود پرتردد و یک رستوران چندشعبهای الزاماً از نرم افزار انتظار یکسانی ندارند.
در ادامه مهمترین معیارهایی را بررسی میکنیم که کمک میکنند قبل از خرید یا تغییر نرم افزار، گزینهها را منطقیتر کنار هم بگذارید و فقط بر اساس تبلیغات یا تعداد امکانات تصمیم نگیرید.
فهرست مطالب
- نرم افزارها را بر چه اساسی مقایسه کنیم؟
- ۱. صندوق و سفارشگیری
- ۲. انبار و مواد اولیه
- ۳. مدیریت مالی و اطلاعات فروش
- ۴. گزارشهای مدیریتی
- ۵. ابری یا محلی بودن نرم افزار
- ۶. توسعهپذیری و مدیریت چند شعبه
- ۷. قیمت و هزینه واقعی
- جدول مقایسه نرم افزارها
- قبل از انتخاب یک تست واقعی انجام دهید
- ولازا را چطور ارزیابی کنیم؟
- جمعبندی
نرم افزارهای کافه و رستوران را بر چه اساسی مقایسه کنیم؟
مهمترین معیار این است که نرم افزار چقدر از فرایندهای واقعی مجموعه شما را پوشش میدهد و کار کردن با آن چقدر ساده است. تعداد بیشتر امکانات همیشه به معنی انتخاب بهتر نیست.
ممکن است یک نرم افزار دهها قابلیت داشته باشد، اما صندوقدار برای ثبت یک سفارش ساده مجبور شود چند مرحله اضافی طی کند. از طرف دیگر، سیستمی ممکن است دقیقاً همان امکاناتی را که هر روز نیاز دارید، سریع و یکپارچه در اختیارتان قرار دهد.
قبل از مقایسه، چند سؤال ساده از خودتان بپرسید: مجموعه شما کافه است یا رستوران؟ چند صندوق دارید؟ چند نفر با سیستم کار میکنند؟ مدیریت مواد اولیه و انبار برایتان مهم است؟ سفارش بیرونبر دارید؟ و آیا ممکن است در آینده شعبه دیگری اضافه کنید؟
اگر هنوز در مرحله شناخت کلی گزینهها هستید، مقاله بهترین نرم افزار کافه و رستوران در ایران میتواند دید کلیتری برای شروع انتخاب به شما بدهد.
۱. صندوق و سفارشگیری؛ سرعت را در شرایط واقعی بسنجید
صندوق و سفارشگیری یکی از اولین بخشهایی است که باید هنگام مقایسه امتحان کنید. مخصوصاً در ساعات شلوغ، فرایندی که برای هر سفارش چند مرحله اضافه داشته باشد میتواند کار صندوقدار را سختتر کند.
هنگام تست نرم افزار فقط یک سفارش ساده ثبت نکنید. یک سناریوی واقعی بسازید: چند محصول اضافه کنید، یک آیتم را تغییر دهید، تخفیف اعمال کنید، سفارش را اصلاح کنید و ببینید برای انجام این کارها چند مرحله لازم است.
سیستمهای POS امروزی فقط برای دریافت وجه نیستند و میتوانند بخشهایی مثل سفارش، منو، گزارشها و عملیات روزانه را به یکدیگر متصل کنند. در بررسی Square از سیستمهای POS رستورانی نیز مواردی مانند سفارشگیری، مدیریت منو، گزارشها و قابلیتهای عملیاتی از معیارهای مهم ارزیابی این سیستمها هستند. معیارهای انتخاب POS رستوران در Square
اگر میخواهید این بخش را دقیقتر بررسی کنید، راهنمای کامل صندوقداری کافه و رستوران را هم بخوانید.
۲. انبار و مواد اولیه؛ فقط عدد موجودی کافی نیست
در یک کافه یا رستوران، مدیریت انبار فقط این نیست که بدانید چند عدد یا چند کیلو از یک ماده باقی مانده است. مهمتر این است که بتوانید ارتباط بین خرید، مصرف مواد اولیه و فروش محصولات را بهتر دنبال کنید.
وقتی یک برگر فروخته میشود، در واقع مقداری گوشت، نان، پنیر، سس و مواد دیگر مصرف شده است. اگر این ارتباط مشخص نباشد، ممکن است فروش را دقیق ببینید اما تصویر روشنی از مصرف واقعی مواد و هزینه هر محصول نداشته باشید.
هنگام مقایسه نرم افزارها بررسی کنید آیا امکان تعریف مواد اولیه، ثبت ورود و خروج، کنترل موجودی، رسپی یا فرمول ساخت و بررسی مصرف وجود دارد یا خیر.
اگر میخواهید ارتباط موجودی با هزینه محصولات را دقیقتر ببینید، مقاله انبارداری و بهای تمام شده در کافه و رستوران توضیح میدهد که مواد اولیه، BOM، Food Cost، ضایعات و سود واقعی چطور به یکدیگر مرتبط میشوند.
۳. مدیریت مالی؛ فروش بالا همه داستان نیست
عدد فروش مهم است، اما مدیر معمولاً فقط نمیخواهد بداند امروز چقدر فروخته است. وضعیت صندوق، تخفیفها، روشهای پرداخت، هزینهها و اطلاعاتی که برای بررسی عملکرد مالی مجموعه لازم است هم اهمیت دارند.
هنگام مقایسه نرم افزارها ببینید اطلاعات فروش و عملیات روزانه چقدر منظم و قابل دسترس هستند. اگر برای رسیدن به یک گزارش ساده مجبور باشید اطلاعات را از چند فایل یا سیستم مختلف جمع کنید، مدیریت مجموعه بهمرور پیچیدهتر میشود.
یک سیستم یکپارچه باید تا حد امکان از ثبت چندباره اطلاعات جلوگیری کند و دادهای که در زمان فروش ایجاد میشود بتواند در گزارشها و سایر بخشهای مدیریتی هم مورد استفاده قرار گیرد.
۴. گزارش خوب باید جواب یک سؤال واقعی را بدهد
گزارش خوب گزارشی نیست که فقط جدولها و نمودارهای زیادی داشته باشد؛ باید به یک سؤال مدیریتی پاسخ بدهد.
مثلاً مدیر باید بتواند سریع بفهمد امروز چقدر فروش داشته، چه محصولاتی بیشتر فروخته شدهاند، فروش در چه ساعاتی بیشتر بوده یا عملکرد شعب مختلف چه تفاوتی با هم دارد.
هنگام دمو گرفتن به جای اینکه فقط بپرسید «گزارشگیری دارید؟»، سؤال دقیقتری مطرح کنید. مثلاً بپرسید: «میتوانم فروش این محصول را در دو بازه زمانی مقایسه کنم؟» یا «میتوانم عملکرد هر شعبه را جداگانه ببینم؟»
همین سؤالهای ساده خیلی سریع مشخص میکنند گزارشهای نرم افزار واقعاً برای مدیریت کاربردی هستند یا فقط اطلاعات زیادی را روی صفحه نمایش میدهند.
۵. نرم افزار ابری یا محلی؛ کدام مدل مناسبتر است؟
یکی از تفاوتهای مهم نرم افزارها، نحوه دسترسی و نگهداری سیستم است. در راهکارهای ابری معمولاً امکان دسترسی به اطلاعات از طریق اینترنت فراهم میشود، در حالی که سیستمهای محلی وابستگی بیشتری به تجهیزات و شبکه داخل مجموعه دارند.
برای مدیری که میخواهد بیرون از کافه یا رستوران هم وضعیت مجموعه را بررسی کند یا چند شعبه را زیر نظر داشته باشد، دسترسی آنلاین میتواند مزیت مهمی باشد. در مقابل باید مواردی مثل کیفیت اینترنت، پشتیبانگیری، امنیت اطلاعات و رفتار سیستم هنگام اختلال ارتباط را هم بررسی کرد.
پس صرفاً عبارت «ابری» یا «آنلاین» را مزیت قطعی در نظر نگیرید؛ ببینید معماری سیستم در شرایط واقعی مجموعه شما چه تجربهای ایجاد میکند.
۶. امروز یک شعبه دارید؛ فردا چطور؟
یکی از مواردی که هنگام خرید نرم افزار راحت فراموش میشود، آینده مجموعه است.
شاید امروز یک کافه با یک صندوق داشته باشید، اما اگر بعداً شعبه دوم راهاندازی کنید چه اتفاقی میافتد؟ آیا همان سیستم میتواند کاربران بیشتر، شعب جدید و حجم بالاتر سفارشها را مدیریت کند؟
نرم افزار مناسب فقط برای شرایط امروز انتخاب نمیشود؛ باید مسیر رشد منطقی مجموعه را هم پوشش دهد.
اگر برنامه توسعه دارید، قبل از انتخاب درباره مدیریت چند شعبه، سطح دسترسی کاربران، گزارشهای جداگانه و تجمیعی و نحوه اضافه کردن شعبه جدید سؤال کنید.
۷. قیمت مهم است؛ اما هزینه واقعی را مقایسه کنید
ارزانترین نرم افزار لزوماً کمهزینهترین انتخاب نیست. هنگام مقایسه فقط مبلغ اشتراک یا خرید اولیه را کنار هم نگذارید.
هزینه راهاندازی، تجهیزات موردنیاز، آموزش، پشتیبانی، اضافه کردن کاربر یا شعبه و امکاناتی که ممکن است جداگانه ارائه شوند هم میتوانند روی هزینه نهایی تأثیر داشته باشند.
از طرف دیگر، اگر یک سیستم بتواند چند فرایند را یکپارچه کند و نیاز به ثبت دستی یا استفاده از چند ابزار جداگانه را کاهش دهد، ممکن است هزینه اولیه بالاتر در عمل معنای متفاوتی پیدا کند.
برای اینکه هزینه استفاده از ولازا را هم در مقایسه خودتان قرار دهید، میتوانید تعرفه و پلنهای ولازا را بررسی کنید.
جدول مقایسه نرم افزارهای کافه و رستوران
برای هر نرم افزاری که بررسی میکنید میتوانید جدول زیر را جلوی خودتان بگذارید. به جای اعتماد به عبارتهایی مثل «کامل»، «حرفهای» یا «همهکاره»، ببینید هر قابلیت واقعاً چقدر نیاز مجموعه شما را پوشش میدهد.
| معیار مقایسه | چه چیزی را بررسی کنیم؟ |
|---|---|
| صندوق و سفارشگیری | سرعت ثبت، ویرایش سفارش، تخفیف و روشهای پرداخت |
| انبار | مواد اولیه، ورود و خروج، موجودی و ارتباط با مصرف |
| گزارشگیری | فروش، محصول، بازه زمانی، کاربر و شعبه |
| دسترسی | امکان مشاهده اطلاعات در خارج از مجموعه |
| چند شعبه | مدیریت مستقل و تجمیعی شعب |
| کاربری | سادگی محیط و زمان لازم برای آموزش کارکنان |
| پشتیبانی | روش پاسخگویی و خدمات پس از راهاندازی |
| هزینه | هزینه واقعی استفاده، نه فقط قیمت اولیه |
در نمونه سیستمهای رستورانی بینالمللی نیز امکاناتی مثل مدیریت منو، گزارش فروش، موجودی و مدیریت عملیات در کنار POS قرار گرفتهاند؛ موضوعی که نشان میدهد مقایسه نرم افزار رستورانی مدتهاست از صدور یک فاکتور ساده فراتر رفته است. نمونه امکانات سیستم مدیریت رستوران در Square
قبل از انتخاب، یک تست واقعی انجام دهید
یکی از بهترین روشهای مقایسه این است که به جای تماشای صرف معرفی نرم افزار، چند کار واقعی را خودتان انجام دهید.
یک سفارش ثبت کنید، محصولی را حذف یا اضافه کنید، تخفیف بزنید، گزارش فروش را پیدا کنید، موجودی یک ماده را بررسی کنید و ببینید برای رسیدن به اطلاعات موردنیاز چند مرحله لازم است.
اگر کارکنان شما قرار است هر روز بارها با یک بخش از سیستم کار کنند، تجربه کاربری همان بخش میتواند از وجود چند قابلیت جانبی که شاید هیچوقت استفاده نشوند مهمتر باشد.
ولازا را در این مقایسه چطور ارزیابی کنیم؟
رویکرد ولازا بر یکپارچهتر کردن بخشهای موردنیاز مدیریت کافه و رستوران و سادهتر کردن دسترسی مدیر به اطلاعات مجموعه متمرکز است.
به همین دلیل هنگام بررسی ولازا هم بهتر است دقیقاً همان معیارهایی را استفاده کنید که برای گزینههای دیگر در نظر گرفتهاید: سرعت کار صندوق، مدیریت سفارش، انبار، گزارشها، دسترسی مدیر، سهولت استفاده و امکانات موردنیاز برای رشد مجموعه.
به جای اینکه صرفاً فهرست قابلیتها را بخوانید، ببینید هر قابلیت در عملیات واقعی کافه یا رستوران شما چه مسئلهای را حل میکند.
برای این کار میتوانید امکانات و ویژگیهای ولازا را با معیارهای جدول همین مقاله تطبیق دهید و ببینید کدام قابلیتها برای مجموعه شما اهمیت بیشتری دارند.
جمعبندی؛ نرم افزار مناسب را با نیاز واقعی مجموعه مقایسه کنید
در مقایسه نرم افزارهای کافه و رستوران فقط به تعداد امکانات یا قیمت نگاه نکنید. سرعت سفارشگیری، مدیریت مواد اولیه، گزارشها، سهولت استفاده، دسترسی، پشتیبانی، هزینه و امکان رشد مجموعه را کنار هم قرار دهید.
یک نرم افزار ممکن است برای یک کافه کوچک کاملاً مناسب باشد اما نیازهای یک رستوران چندشعبهای را پوشش ندهد؛ یا برعکس، آنقدر پیچیده باشد که یک مجموعه کوچک عملاً از بخش زیادی از امکاناتش استفاده نکند.
بهترین روش این است که ابتدا نیازهای واقعی مجموعه را مشخص کنید و بعد همان سناریوها را روی گزینههای مختلف امتحان کنید. در نهایت نرم افزاری ارزش بیشتری دارد که کار روزانه را سادهتر کند، اطلاعات موردنیاز مدیر را در دسترس قرار دهد و بتواند همراه با مجموعه رشد کند.
نظر شما